Наверное каждому знакома ситуация, когда с утра до вечера трудишься не покладая рук, а по итогу, когда рабочий день окончен результата как бы и нет.
Дело в том, что часто мы сами того не понимая, тратим уйму времени на дела, которые сильно снижают нашу результативность.
Можно было бы подумать, что я говорю про просмотр роликов в ютуб, общение в соцсетях, бесконечных перекурах и кофе брейках. Да, безусловно, эти занятия сильно ухудшают нашу эффективность, но есть и менее очевидные причины.
Для того чтобы выявить все слабые места вашего рабочего процесса необходимо произвести фотографию рабочего дня.
Этот метод известен еще с советских времен и является одним из основных методов учета рабочего времени. Отмечу, что это официальная процедура, которая может быть инициирована руководством. Она имеет утвержденные бланки, методологию оценки и т.д. И если вы руководитель, который хочет понять почему одни сотрудники перерабатывают, а другие постоянно сидят в курилке — этот метод вам также очень пригодится.
Но, если лично вы хотите понять куда утекает ваше рабочее время, можно произвести самофотографию дня.
В чем состоит метод?
На первый взгляд этот метод очень прост — фиксируйте абсолютно все временные затраты в течении дня.
Фиксировать можно разными удобными способами:
- записывая в таблицу
- используя специальные приложения
- отмечая время на графике с временной линии.
Если вы работаете в нескольких направлениях или по нескольким проектам обязательно отмечайте тип задач или название проектов. Так вам будет проще отфильтровать нужное и сделать срез по каждому проекту.
Приложения для учета времени
Вы можете воспользоваться одним из приложений для учета рабочего времени. Самые популярные из них:
Как видите, приложений огромное множество. Нужно лишь выбрать удобное именно для вас.
Сложность метода
- Процесс фиксирования каждого своего действия довольно трудоемкий и потребует от вас большой усидчивости. Очень важно записывать начало и конец абсолютно любого этапа вашего дня. Чем подробнее будет ваша фотография, тем точнее выводы вы сможете сделать в конце.
- Невозможно в течении дня заниматься только работой. Нет ничего страшного в том, что в рабочее время вы отвлекаетесь на личные дела. Поэтому важно быть честным с самим собой, точно отмечая время потраченное не на работу.
Какие результаты вы можете получить?
В первую очередь, вы увидите куда реально уходит ваше рабочее время. Вы сможете оценить вашу загруженность и сделать переоценку тех задач, которые требует неоправданно много времени.
Примеры
Несколько примеров оптимизации своего рабочего времени, благодаря фотографии рабочего дня.
- В компании М. сотрудник, отвечающий за поставки, в течении дня отправлял до 15 одинаковых писем поставщикам. Содержание писем было одинаковым, а время отправления не критичным. Вывод был очевиден — делать рассылку один раз в день. Экономия рабочего времени составила около часа.
- В компании М. сотрудник вел учет отгрузок. На выяснение нюансов (в телефонных звонках) с экспедитором уходило слишком много времени. Было принято решение создать чат, куда экспедитор вносит актуальные данные. Таким образом было сэкономлено время двух сотрудников компании.
